Persondata politik

Gældende fra 1. september 2026. Version 1.0.

1. Om klubben

Kontakt

Klubben har ikke pligt til at have en databeskyttelsesrådgiver. Spørgsmål om behandlingen af dine oplysninger rettes via ovenstående kontaktmulighed.

2. Hvilke oplysninger vi behandler

2.1 Medlemsprofil

Når du er medlem af klubben, behandler vi:

• Navn, brugernavn og adgangskode. Adgangskoden gemmes udelukkende i krypteret form og kan ikke læses af klubben.
• E-mailadresse, adresse, postnummer og by
• Fødselsdato
• Oprettelsesdato og tidspunkt for seneste login
• Profilbillede, som kun er synligt for medlemmer
• Karategrad, dato for seneste graduering og hvilket hold du træner på
• Bæltelængde, som bruges til bestilling af bælter
• Navn, telefonnummer og e-mailadresse på forældre eller pårørende
• Oplysninger om dine betalinger til klubben

Oplysninger om forældre og pårørende bruges til at kunne komme i kontakt med en voksen ved sygdom eller tilskadekomst, og for at kunne sende praktisk information om børns træning og aktiviteter.

Profilbilledet har til formål, at vi kan genkende hinanden. Billederne er kun synlige for medlemmer via login, og hvert medlem kan selv slette eller udskifte sit profilbillede.

2.2 Tilmelding til aktiviteter

Når du tilmelder dig et stævne, en træningslejr eller et andet arrangement, behandler vi de oplysninger, du udfylder i tilmeldingsformularen. Det er typisk navn, e-mailadresse og oplysninger, der er nødvendige for netop den aktivitet, for eksempel karategrad, vægtklasse eller kosthensyn.

Formularsystemet registrerer desuden automatisk din IP-adresse, oplysninger om browser og styresystem samt hvilken side, du kom fra. Disse oplysninger bruges alene til at forebygge misbrug af formularerne.

2.3 Betalinger

Ved betaling af deltagergebyr registrerer vi:

• Navn og e-mailadresse på den, der betaler
• Hvilken aktivitet betalingen vedrører
• Beløb, valuta, tidspunkt og status
• Betalingsreference og transaktionsnummer fra betalingsformidleren
• Betalingsmetode samt korttype og en maskeret angivelse af kortnummeret, hvor de fire sidste cifre er synlige

Vi fører desuden en teknisk log over hver enkelt besked, vi modtager fra betalingsformidleren, med tidspunkt, afsender-IP og resultatet af sikkerhedskontrollen. Loggen er vores dokumentation, hvis der senere opstår uenighed om en betaling.

2.4 Billeder

Vi tager billeder ved træning, gradueringer, stævner og sociale arrangementer og bruger dem på klubbens websted og på klubbens lukkede Facebook-side.

Vi informerer holdene og forældrene, inden der tages billeder til offentliggørelse. Ønsker du ikke, at du eller dit barn optræder på billeder, respekterer vi det, og allerede offentliggjorte billeder fjernes efter henvendelse via vores kontaktformular.

3. Retsgrundlag

Beror en behandling på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage ved at kontakte klubben. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket forinden.

4. Børn og unge

Er medlemmet under 18 år, oprettes profilen og tilmeldinger af en forælder eller værge, som også afgiver eventuelle samtykker på barnets vegne.

Vi indsamler ikke flere oplysninger om børn, end der er brug for til at kunne gennemføre træning og aktiviteter forsvarligt.

5. Hvem har adgang til oplysningerne

Internt i klubben

Adgangen er begrænset efter opgave. Instruktører kan se oplysninger om deltagerne på holdene. Kassereren kan se oplysninger om betalinger. Bestyrelsen og webmasteren har den adgang, der er nødvendig for at drive klubben og webstedet.

Den holdliste, medlemmerne selv kan se, indeholder alene navn, profilbillede og karategrad.

Eksterne modtagere

I det omfang du tilmelder dig arrangementer eller konkurrencer uden for klubben, deles de nødvendige oplysninger til brug herfor, typisk navn, nationalitet, fødselsdato og vægt eller vægtklasse.

Alle oplysninger behandles inden for EU og EØS. Vi overfører ikke personoplysninger til lande uden for EU og EØS.

Vi sælger aldrig oplysninger og videregiver dem ikke til markedsføringsformål.

6. Hvor længe vi gemmer oplysningerne

7. Cookies

Klubbens websted bruger alene cookies, der er nødvendige for, at webstedet fungerer. Vi bruger ikke cookies til statistik, analyse eller markedsføring, og vi anvender ikke Google Analytics eller lignende værktøjer.

Du kan altid slette cookies via indstillingerne i din browser. Sletter du sessionscookien, bliver du logget ud.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til:

• Indsigt — at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og at få en kopi
• Berigtigelse — at få urigtige oplysninger rettet
• Sletning — at få oplysninger slettet, når vi ikke længere har grundlag for at behandle dem
• Begrænsning — at få behandlingen begrænset i visse tilfælde
• Indsigelse — at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af klubbens legitime interesser
• Dataportabilitet — at få de oplysninger, du selv har afgivet, udleveret i et almindeligt format

Retten til sletning gælder ikke oplysninger, som klubben er forpligtet til at gemme efter bogføringsloven. En betaling kan derfor ikke slettes, før opbevaringspligten er udløbet, selv om du melder dig ud af klubben.

Du kan gøre dine rettigheder gældende via vores kontaktformular. Vi svarer normalt inden for en måned.

9. Sikkerhed

Klubbens websted anvender krypteret forbindelse (HTTPS) på alle sider. Adgang til medlemsoplysninger kræver login, og adgangen er begrænset til de personer i klubben, der har brug for den til deres opgave. Adgangskoder gemmes i krypteret form. Der tages løbende sikkerhedskopi af webstedet og databasen.

10. Klage

Er du utilfreds med, hvordan klubben behandler dine oplysninger, hører vi meget gerne fra dig via vores kontaktformular.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, www.datatilsynet.dk.

11. Ændringer

Vi opdaterer denne politik, når klubbens behandling af oplysninger ændrer sig. Den til enhver tid gældende version findes på denne side med angivelse af versionsnummer og dato.